ビジネス2016年8月28日

長い会議は能率ダウン!会議の時間短縮をする方法

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会議時間が長すぎて、通常の業務への着手が遅れて残業続きという方も多いでしょう。会議の時間短縮ができれば、業務効率化にもつながり、また集中して会議に臨めるようになりますね。
管理職の方は、「どうにかして、会議の時間短縮の方法を…!」と、新書を読みあさるという方も多いのではないでしょうか。

今回は、会議の時間を短縮させて業務の生産性を上げる重要性についてご紹介します。

会議の時間が一向に短縮されない理由とは

様々な種類の会議がありますが、全社員が集まるような会議は、時間通りにすんなりと終わることが多い傾向にあります。それは、発言する人、進行者、議事録を取る担当者があらかじめ決められていて、計画通りに会議が終わることが多いからです。
全社員が集まるような会議なので、最後に「何か意見のある方は?」となったとしても、別の方に気を遣って、発言時間が長引きすぎるということが少ないのでしょう。

問題になるのは、「チーム同士の会議」であるとか、「部署内限定の会議」で、一向に会議の時間短縮がされないことです。

最初、会議の予定を「一時間だけ」とスケジューリングしていても、気づけば二時間から三時間経ってしまっているというのは、よくある話です。
この原因は、チームだけであったり部署内だけの会議の場合、管理職以上への意見や不満・改善点を発言する人が多いことなどから起こりやすいからです。発言者が多いと、最初の議題から大きく外れてきたり、その議題に興味のない社員は集中力が欠けてくるなど、会議の生産性が下がることになりますね。

その結果、最初に議題すべきだったことが“ただの業務報告”になってしまったり、「この議題は、次の会議で」などと、どんどんとリスケジュールされてしまうことが増えてしまいます。
できれば無駄は省き、生産性の上がる会議を展開する方法で、社員のモチベーションを下げないようにしたいところです。

会議の生産性を上げて時間短縮をする方法

会議が長引くと、それまでこなしていた仕事が遅れてしまったり、その日のタスクも遅れてしまったりすることで、残業が続いたりすることも頻発しがちになってしまいます。そうなると、どうしても社員のモチベーションの低下に歯止めがかかりません。そのような事態を防ぐには、会議の時間短縮の方法をしっかりと模索することが大事です。
その一部をご紹介しましょう。

1. アジェンダの作成を工夫する

アジェンダとは、会議で議論することを表にしたりすることです。今は社員同士でもメールやチャットでのやり取りがあたりまえになってきた時代ですから、メールを介して会議前にアジェンダを一斉送信するということはめずらしいことではありません。ただし、そのアジェンダの作成方法を工夫する必要があるのです。
まず、アジェンダは“簡潔である”ということが大事です。議題のテーマを読んで、“何の議題がなされたのか”が一瞬で判断できるように、シンプルなアジェンダづくりをすることが大事です。

2. 発言するときも簡潔に

会議で発言する際、言いたいことは山ほどあっても、簡潔に伝えることが大事です。5W1Hを意識し、「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」と発言することを意識するようにしましょう。

また、結論をあらかじめ発言してから、理由付けを説明するのも効率のよい簡潔な発言につながります。

3. 会議時間の管理をして議事録作成者を置く

会議の時間短縮が実現しないのは、主にはダラダラとした流れで会議が進んでしまうことが多いからです。その対策として、決められた時間をアラームで設定して残り時間を管理したり、会議の中身を議題中にワード入力する担当者を置くことです。そうすることで、会議への集中度が増します。

議事録は先に挙げたアジェンダと同じように、簡潔明瞭に書くことが大事といえます。アジェンダと議事録さえ見れば、何の会議が行われたかひと目でわかるような工夫をすべきでしょう。

チャットワークやSkypeを会議で活用するという手段

現代では、パソコンと通信環境さえあれば会議を開くことは可能です。何も、会議室に一同が集まって議論をするという方法だけが会議ではありません。

たとえば、チャットワークやSkypeであれば、グループトークも容易に行えます。もしそれぞれの部署やチームが離れている場合でも、ビデオ通信をすればその場で“何の会議をしているか”は一目瞭然です。

チャット上で発言をすることにより、急な対応があったときに会議を離脱しても、残ったチャット履歴を見れば“何の会議をしていたか”を把握することができます。「会議があるけれども、出先で大事なアポイントが急きょ入ってしまった」などというときも、スマホでチャットの様子を見ることができ、場合によってはスマホからの提言も可能です。

「会議はみんなが顔を合わせて、しっかりと議論する機会」という重要さはありますが、時間短縮という点では一度、チャットを利用した方法も試してみて損はないといえるでしょう。

まとめ

普段、会議ばかりで、社内での仕事が捗らないと悩んでいる方もいるかもしれません。また、管理職以上の方であれば、“いかに時間短縮をして、社員のモチベーションを下げない方法があるか”を考え続けるという方もいるでしょう。
今回ご紹介した会議の時間短縮方法で、生産性の高い職場にしてみてください。

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