ビジネス2016年9月27日

業務効率を改善させる経営者の心得3つ

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「業務効率を改善したい!」そんな悩みをお持ちではないでしょうか?

「常に時間が足りない」というのは、経営者の方ならだれでも持つ共通の悩みのようです。
もし今の業務に疑問や無駄を感じているなら、そう嘆く前に少し業務の効率化について見直してみませんか?

業務の効率化は品質向上・コストカット・スピードアップにつながるだけでなく、社員のモチベーションアップにもつながります。

その作業、時代の変化で非効率に!? 形骸化したルーティーンに潜む無駄を洗い出す

時代の変化が目まぐるしい昨今。最初は無駄ではなかった作業も、時代の変化とともに効率性を欠いてしまうこともしばしばです。何気なく続いているルーティーン業務を、定期的に見直しているという方は少ないのではないでしょうか?

経営者の方は特に、社員のルーティーン業務にじっくり目を向けて考える時間がとれなくなりがちですが、定期的に繰り返すルーティーン業務こそ、見直しで改善するメリットが大きいのも事実です。

「今まで問題はなかったし、大丈夫かな……」と続いている作業も、実は時代の変化ですでに形骸化してしまっているものも多いはずです。

まずは、問題がないからと“意味もなく続けてしまっている業務”はないか見直して、ルーティーン作業に潜む無駄を洗い出してみましょう。

社員全体で、それぞれが持つ気づきやアイデアを洗い出そう

年代や経験が違うと、同じ業務に対して気づく部分や目線が違うものです。

もしも今、業務に対してのアイデアを部下から聞く機会がないとしたら、ぜひ社員全体のアイデアを聞く機会を取り入れてみてはいかがでしょうか。

もともと多くの社員が、自分の業務を効率化させたいという意識や、それに対してのアイデアを少なからず持っているものです。
それを飲み会や昼休みの「単なる愚痴」として終わらせるのか、「光るアイデア」として活用できるのかは、経営者が握っているといっても過言ではありません。

経営者が自分たちにアイデアを求め、そこに理解を示してくれるとわかると、小さなことも共有できる社風が生まれます。

経験や年齢の差が、逆にさまざまなアイデアを生んでくれるきっかけになるので、若手社員が気をつかって、これまで愚痴のようにしか言えなかったどんな小さなアイデアでも、どんどん案を出してもらうことが大切です。

結果的に業務の効率化だけでなく、日々の自分の仕事に対する創意工夫の意識が生まれ、全体の士気向上にもつながります。

オープンな雰囲気を作ることで、全体からヒントとなるアイデアを得て、共有する風通しを作ることが業務効率化の重要なポイントなのです。

常にアンテナは高く、効率的なツールを取り入れよう

目まぐるしく技術が進化する現在、多くの事務作業軽減ツールが生まれています。
会議やプレゼンテーションの準備、スケジュール管理など、必要だけれど本筋ではない作業も多いですよね。

負担を軽減したいと考えている経営者は多いはずですが、新しいツールを「なんとなく」で敬遠してしまう方も多いようです。
定期的に必要で作業量も多い、「資料作り」などの事務作業は、必要な時間も増えてしまいがちなので、ことさら、このような作業軽減ツールを使うメリットが大きいといえます。

こういった作業軽減のためのツールは、昨今、コストをかけずに導入できるものがたくさんあります。

※過去記事 『業務効率化が可能なツール8選』

さらに、社員の負担を軽減して時間を有効活用できるだけでなく、消耗品のコストも下げられるものがほとんどといえるでしょう。

しかし、まずはそういったツールを知らないことには活用のしようがないというのが事実です。

常にアンテナを高くして常に新しい知識を得て、会社全体でそういった知識やツールを共有して、コストや時間を削減していくのが得策といえます。

まとめ

業務の効率化を図るためには、常に的確な現状分析を行っていくことが必要不可欠です。また、会社全体としてどこにプライオリティを置くかという「優先順位の共有」が大切です。

方向性の共有ができると、経営者はもとより、社員全体で「成果を上げる」ということに能力と時間を集中させられます。
経営者もふくめ、社員全体でいかに「業務効率が改善できるか」を考えてみませんか?

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