ビジネス2016年8月28日

業務効率化が可能なツール8選

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現代は、ITの時代と言っても過言ではありません。そのITの技術を生かして、多数の業務効率化ツールが出現しています。
今回は、無償だけれども使える機能を持つ業務効率化ソフト、比較的安価に導入できるクラウドのグループウェアソフト、営業の方の業務を効率化するソフト、の3つのカテゴリで、8つの業務効率化のツールをご紹介をしていきます。

便利で無償の業務効率化ソフト

業務効率化を行う事ができても、導入/運用にコストがかかってしまっては本末転倒です。
今回は、「無償だけれども、実は役立つソフト」の代表的なものをご紹介したいと思います。

<WordPress>

Webサイトの立ち上げ、というのは手間がかかる仕事ですが、シンプルなものであれば、WordPressを使うと、短期間で行う事ができます。
あらかじめ多数用意されているテンプレートの中から自社に合ったものを選択し、必要な内容を入力していく事でサイトを作成する事ができます。
キャンペーン用のサイトを作る際や、社内のイベントのPRサイトを作る際に便利です。

<チャットワーク>

チャットワークは、チーム内での連絡/情報共有/ファイル共有を行い、業務効率化を図るチャットソフトです。
機能はLINEに似ていますが、ビジネスに使えるような仕様になっています。掲示板をプロジェクトごとや業務チームごとに作成し、そこにメンバーを割り当てます。
自宅勤務や出張中の人を含めてチャット会議ができるので、場所を選ばずにリアルタイムの情報共有が可能なツールといえます。

<Google Drive>

検索エンジン大手のGoogleが提供しているサービスです。Google Driveはストレージだけでなく、ちょっとしたアンケートサイトを作れる機能、プレゼン資料が作れる機能(MS PowerPoint類似の機能が使える)等があり、上手に使えば業務効率化が大幅にできるツールでしょう。

クラウドのグループウェアソフト

グループウェアとは、複数の人の共同作業を円滑にするためのソフトです。

以前は、大企業を中心に導入されていましたが、最近はクラウドの安価なグループウェアが登場したため、中小企業でも使用されるようになっています。
以下、業務効率化に役立つグループウェアの例をご紹介します。

<クロノス>

煩雑な勤怠管理を自動化してくれるソフトです。タイムレコーダーで勤務時間を管理し、稼働時間/残業時間を自動集計し、給与計算ソフトへデータを連携します。
過重労働に対してアラート表示を行う労務管理機能、入退室管理、IDカード/社員証の発行機能も使えます。

<サイボウズOffice10>

E-mail、タスク管理、施設予約、タイムカード、ワークフロー等の機能を使う事ができます。
クラウドのため導入が簡単で、あらかじめ用意されている機能一覧から、自社に合う機能を選択して利用できます。
また、スマートフォンからの使用も可能です。
カスタムアプリを作成する事も可能ですので、まずは標準で提供されている機能で手軽に始め、必要に応じて自社の業務に合ったカスタムアプリを作成すると良いでしょう。

営業の方を支援するソフト

営業というのは、会社の売上増加に直接つながる仕事です。そのため、営業の業務を効率化して、さらなる売上増加を目指すツールをご紹介したいと思います。

<Eight>

スマートフォンで名刺を撮るだけで、名刺を電子的に管理できる無償ソフトです。取引先ごとに名刺を分類する事ができ、また、相手がEightにプロフィール登録をしていれば、Eight上でチャットをする事も可能です。

<Misoka>

自動的に請求書を作成するクラウドソフトです。請求書作成というのは月末に作業が集中するため、営業の方は月末に事務作業に追われお客様訪問の時間が少なくなりがちです。
しかし、Misokaを利用する事により請求作業を効率的に行う事ができます。

<Kincone>

スマートフォンにスイカ等のICカードをかざすだけで、交通費、経費を読み込み、経費精算を容易にするソフトです。

まとめ

いかがでしょうか?
現代では新しいソフトも次々と出現し、既存のソフトの機能のアップデートのスピードも速いです。
そのため、「業務が忙しくなってきた」と感じた場合は、新たな人材の採用を考えても良いのですが、様々なツールによる業務効率化を検討するのも1つの手段といえるでしょう。

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