ビジネス2016年6月23日

勤怠管理システムの基礎知識と機能の比較

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勤怠管理は会社を運営する上で大きな負担の一つです。特にエクセルでの管理を行っている会社にとって、年間を通して特定の人物の記録確認や他システムとの連携など、できないことが多くあります。また二重の管理になってしまい、無駄な労力を使ってしまっている場合もあります。勤怠管理システムでこれらの問題を改善してより効率的に管理するために、広く使われているシステムを比較しながら、システムの基礎知識と機能の特徴をご紹介します。

認証方法の種類

広いシェアを獲得しているクラウド勤怠管理システム「キングオブタイム」があります。
http://www.kingtime.jp/
キングオブタイムは様々な認証方法が用意されています。一番良く知られているのは非接触ICカードリーダーを使った認証です。交通系のスイカやパスモの他に様々な社員証やタスポなども使用できます。次に指紋認証・指静脈認証があります。お勧めは非接触型指ハイブリットスキャナを使って指紋情報と静脈情報の両方を使って認証する方法です。これらの方法はカードすら持ってくる必要がないので、忘れるという事がありません。また他人の物を借りるようなこともできないので、勤怠管理に適していると言えます。こういった認証を行うパソコンに接続するUSBリーダーは数千円から数万円と幅があります。同じ接触ICカードリーダーであっても、個人が確定申告などに使用する安価なものから、小さな液晶がついた高級モデルまであります。それと比較すると低コストな携帯電話のアプリを使用した認証方法もあります。これは携帯電話のGPS機能を使って位置情報を伝えることで正確な出退勤の打刻を実現しています。

打刻方法とOS側の制限

こういった認証を使わないブラウザベースの勤怠管理システムであれば、どのOSやブラウザであっても使用することができます。しかし静脈認証やICカード認証を使用したい場合、ブラウザのみを使用した打刻方法と違い、OS等に制限があります。例えばこのキングオブタイムではUSB機器を使用する場合はWindowsでブラウザはインターネットエクスプローラーもしくはマイクロソフトエッジである必要があります。これはリーダーのドライバーの関係ですが、URLだけでログインできるものとは違い、リーダーのドライバーをインストールし、同時にソフトもインストールする必要があります。これらが難しいと感じる人もいるかもしれません。またMacOSのようにWindowsではないOSを使用している場合は、これらのリーダーは使用できませんので、注意する必要があります。

更に手軽な無料管理

無料の勤怠管理システムも幾つか存在します。
https://www.ieyasu.co
IEYASUは無料のプランが用意されたサービスです。他の有料システムと比較しても遜色のない機能が乗せられています。基本的にはPCとブラウザで使用しますが、ICカード認証をしたい場合はAndroid端末のアプリを使って実現することも可能です。勤怠の管理データはCSVで出力することができ、これらを給与管理ソフトなどの他のシステムと連携することが可能となっています。このシステムはシンプルに作られていますが、USB機器での認証ができない、また無料プランの場合はデータを1年分しか保存することができないといったデメリットがあります。使用する際はそのようなデメリットも考えた上で選びましょう。

まとめ

シンプルで効率的な勤怠管理は会社の発展に寄与します。手間が減るだけでなく、システムの連携により、人事評価や給与システムともつながり、より多くの益を受けることができます。多くのサービスは無料のお試しプランを用意してるので、会社にフィットするか試すのも一つの方法と言えます。それぞれの勤怠管理システムの長所とチェックポイントをよく知って比較し、会社にとってベストとなるシステムを選びましょう。