ビジネス2016年7月26日

失敗しない在宅勤務の導入の仕方の事例

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最近、注目を集めている在宅勤務ですが、実際に導入しようとしてみると難しい点があります。

会社側は「上司の目の届かない所で社員は仕事をするのだろうか?」と疑ってしまいますし、社員側は「自宅で勤務をする事によりコミュニケーションが希薄になってしまわないだろうか?上司に仕事を評価してもらえるのだろうか?」等の不安を感じ、中々導入に踏み切る事が出来ません。

そのため、今回はそんな不安を解消するために、どの様な方法で導入すれば失敗がないか、を見ていきたいと思います。

どのようなメリットがあるか?

日本の企業における導入率はまだ少ないのですが、導入のメリットは色々とあります。

成功した事例としては、東日本大震災後のBCP(事業継続計画)の一環として導入し、実際に台風などで勤務困難な際に、社員が利用した、等の例があります。又、大地震や洪水の様な天変地異でなくても、例えばインフルエンザに罹った場合に使って成功した事例があります。

通常、インフルエンザに罹患すると、他の社員への感染を防ぐために多くの会社では解熱後も3日間は、出社を禁止しています。しかし、自宅で勤務をする事ができれば、自宅待機の3日間を無駄なく有効活用できるのです。

又、通勤時間の長い日本では通勤時間の削減によるメリットは大きいです。満員の通勤電車に1時間以上詰め込まれると、仕事を始める前に疲弊してしまいます。その時間を有効活用し、生産性を高めれば会社、従業員、双方にとってメリットがあるのです。又、自宅で仕事をする事により、1人で仕事に集中する時間を確保でき、結果として仕事の成果が上がるという長所があります。

自宅でどのように仕事の生産性を上げるか?

まず、環境の整備が必要です。

小さな子供がいる家庭では、保育園に預ける、ベビーシッターに来てもらう等、仕事に集中できる環境を確保する必要があります。

在宅勤務を時短勤務の様に、子育て支援の施策と考えている企業もありますが、保育園のお迎えに行きやすくする、という有効活用はよいのですが、泣いてる子供をあやしながら仕事をする状況では、自宅での勤務を許可する事により、仕事の能率が落ちてしまい、望ましい結果とはなりません。

又、当然の事ですが、仕事机の周りには、テレビや雑誌等、誘惑となる物は置いてはいけません。

更に、スケジュールやタスクを明確にし、チームに周知すべきです。例えば、火曜日と木曜日は自宅で勤務、と決めたらその日は会議が入らないよう、他メンバーとスケジュールの調整を行い、提案書の作成など没頭してやりたい作業をその日にまとめて入れると、効率的なのです。

導入の仕方

導入する場合、企業はインフラを整備する必要があります。

まず、社員の自宅から社内のネットワークへのセキュアで高速な接続を確保する必要があります。社内のファイルサーバー上のドキュメントを参照しようとして、ファイルを開くのに長時間かかってしまうようでは、仕事の能率が落ちてしまいます。

又、自宅に仕事用のパソコンを置く事も必須です。万が一、プライベートのパソコンを仕事に使い、そこから顧客情報が漏れたりしたら損害は図りしれないものとなります。

又、人事制度上の整備も必要です。在宅勤務制度を取り入れている企業の事例を見てみると、週1~2回程度、自宅での勤務を許可している会社が多いようです。この程度の頻度であれば、社内のコミュニケーションが阻害されず、生産性の向上を実感する事が出来るようです。

又、仕事の進捗状況をチームに連絡すべきです。長々とした報告レポートは不要ですが、本日は何のタスクに取り組み、どこまで終わったか、課題はなにか、等を簡潔にまとめたメールを送ると、オフィス不在のデメリットを減少させる効果があります。

まとめ

在宅勤務は、新しい労働のスタイルの一つです。在宅勤務により生産性を高め、ワークライフバランスを高めれば、企業、従業員、双方にとってメリットとなります。

多様なライフスタイルを要求する有能な人材を確保し、短時間で高い成果を出すためにも、是非、導入を検討して頂きたいと思います。