ビジネス2016年8月28日

残業を減らす方法と必要な心構えの重要性

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無駄な残業が経営を圧迫することは明らかです。一方、必要な仕事量に対して社員が不足して残業時間が多いのは、短期的には経営にマイナスではありません。
しかし、長期的には社員にとって過重労働なので、経営に悪影響を与える可能性があります。そのため、残業の多い状態が継続するのは、理由を問わず放置するのは経営にマイナスです。

そこで、残業を減らす効果的な方法を作るために持たなければならない心構えの重要性について説明します。

必要な残業、無駄な残業が発生する理由

無駄な残業が生じる理由は、会社、上司、社員のそれぞれの心構えに原因があります。会社が原因で発生する残業は、例えば事業に季節性があって夏の期間のみ忙しい、あるいはスポット受注があってその対応に忙しいなど、理由が明確で経営に貢献する残業です。これは会社側の理由なので減らす必要はありません。

しかし、経営者(会社)の心構えがきちんとできていないと次に述べる無駄な残業が会社理由で行う残業に紛れ込みます。

無駄な残業は2種類あります。

1つは社員に対する業務量の配分が不適切で生じます。上司から特定の社員にたくさんの業務指示がでて、その社員に負荷がかかり過ぎるからです。
これは上司、および上司を管理する会社の、マネジメントに対するきちんとして心構えがないために起きています。

もう1つは社員が慢性的に行い業績に貢献しない残業です。この残業を減らすことをもっとも優先して行わねばなりません。この残業が発生する理由は次の項目で詳しく説明します。

経営に貢献しない無駄な残業が発生する理由

無駄な残業を減らすには、「なぜ残業が発生するのか」という理由を知らなければ、効果的な対策方法はできません。
無駄な残業が発生する理由として以下が考えられます。

1.社員の意識・能力の問題

・生活残業
生活のために、しなくてもよいのになんらかの理由を付けて行われる残業

・付き合い残業
残業する他の社員がいると、自分だけ先に帰るのを控えることで生じる残業

・だらだら残業
仕事の進め方が悪くて、業務がなかなか完了しないために生じる残業

・能力不足残業
能力が足りずにいつまでも終わらずに生じる残業

・自己満足残業
求められているレベル以上の仕事を、必要以上に時間をかけて丁寧に行うことで生じる残業

・勘違い残業
残業することが大切・価値と思い込んで行われる残業

2.会社・上司のマネジメントの問題

・残業を前提とした業務体制
人件費を削り過ぎて、残業を前提にしないと業務が回らないために生じる残業

・特定の個人に仕事が集中
能力のある社員に仕事が集中して生じる残業

・顧客の都合を優先
顧客本位の名のもと、無理な残業を行わせることで生じる残業

残業を減らす方法を作るために重要な心構え

残業を減らすために、多くの企業で一般的に行われている方法の「NO残業DAYの設定」「一律残業10%カット」「中間管理職に指示」などでは根本的な解決はできません。
一定の効果は得られますが、根本的な解決方法ではないので数カ月経過、あるいは決算が終わって新しい期に入るといつの間にか元に戻ります。

残業を減らすための根本的な対策方法を作るには、まず、残業が発生している実態を調査しなければなりません。

“どのような理由の残業”が、“なぜ起きているのか”、“誰がどの位行っているか”を把握します。

そして会社の事情のやむを得ない残業と、社員の意思で行っている、“減らすべき無駄な残業”を分けて対策方法を考えます。その対策方法を会社、上司、社員が残業を減らさねばならないという強い心構えを持って取り組まねば決して減りません。

特に経営者(会社)、上司には強い問題意識が求められます。

なぜなら残業は、社員にとっては会社勤務の最大の目的である“お金を稼ぐこと”に直結しているからです。
経営者(会社)、上司に無駄な残業を減らすという強い心構えがないと、いくら号令だけをかけてもすぐに残業は自然増殖して増加します。

ただし、そのときに必要な残業と、必要でない無駄な残業を切り分ける能力が経営者(会社)、上司には求められます。残業を減らすことが目的になって、何が何でも残業をゼロにするなどと徹底すると、かえって自分の首を絞めてしまいます。

極論ですが、残業が増えて減益にはなるけれども、倒産しないためには「必要な残業」もあるかもしれません。

経営者(会社)、上司には、残業の質・内容を見極める能力を持つ心構えが必要です。それができると、真に必要な残業を減らす対策方法を見つけられます。

まとめ

無駄な残業を減らす方法について、残業の実態調査が必要なこと、そして特に経営者(会社)、上司には残業を減らすために強い心構えを持たなければならないことをご紹介しました。

漠然とした残業を減らすための方法を実施しても残業を減らす効果は長続きしません。
残業の実態を把握し、経営者(会社)、上司に無駄な残業を減らすという強い心構えが持てればそこから効果的な方法を生みだせるでしょう。

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