ビジネス2016年4月29日

ビジネスを始める前に抑えておきたい領収書の発行方法基礎知識

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「領収書」は日常の中でも、身近な存在です。

買い物をした際に貰う紙ですが、この紙は納税時に「○○円の経費を○○のために使用しました」と証明し、経費で落とすために必要となってくる「会計書類」なのです。
偽造したり、白紙の領収書を貰って自分で書いてしまうとペナルティが課されます。

多くの人が「領収書を受領する立場」ではありますが、個人事業主になると「領収書を発行する立場」にもなります。
発行する際に「領収書の発行の仕方が分からない!」というのは、ビジネス上での信用を無くしかねません。

■領収書を書く際の基本ルール

領収書の書き方には、押さえておかなければならないポイントがあります。

領収書を発行する際に重要なポイントは「金額」「日付」「宛名」「発行側の住所・名前」「ただし書き」「印紙」、の6つです。
「金額」の項目では、購入した商品に対し支払った金額を正確に記載します。金額の記入に関しては、改ざん防止のために複数のルールがあり、金額の前には「金」もしくは「¥」のマークを、金額の末尾には「※」もしくは「‐(ハイフン)」のマークを記入します。金額を分かり易くするため、3桁ごとに「,(カンマ)」も入れます。他にも、違う数字を入れられないように隙間を作らず金額を書きましょう。

「日付」の項目では、「支払いが行われた日付」を正確に記載します。
経理の都合などで違う日付を記入する事は、違法行為とみなされる可能性があります。「宛名」の項目では、相手の氏名(法人の場合は代表社名や商号)を正確に記載します。「株式会社」や「有限会社」などといった名称も略すことなく記入しましょう。一般的に使われることが多い「上様」といった名称ですが、正式な商号ではありません。

「発行側の住所・名前」の項目では、領収書を発行した側の氏名(法人の場合は代表者名や商号)、住所を正確に記載します。
偽造を防止するために、印鑑を押しましょう。「ただし書き」の項目では、支払われた代金が何に使用されたかを正確に記載します。文房具なら「文房具代として」、ホテルに泊まった代金ならば「宿泊代として」など、商品やサービスの名前を記入します。一般的に使われることが多い「品代」「お品代」といった名称ですが正式なものではありません。

金額が5万円を超えると「収入印紙」が必要となります。

貼らずに領収書を発行すると必要な印紙税額の印紙貼付及び、その2倍の過怠税が徴収される可能性があるため、必ず付しましょう。
印紙を再利用する不正防止のために、印章や署名・サインで消し印することも必要です。

■領収書を発行しなくてもいいもの

様々なビジネス形態が存在する現状では、直接、商品と代金を目の前のお客様とやり取りしない商取引もあります。

「銀行振り込みのケース」

支払いが銀行振込みの場合、多くは「振り込み明細書」が領収書の代わりとなります。
ただ、「振り込み明細書=領収書」ではないため、領収書を請求された場合は発行義務が存在します。契約時に「振り込み明細書をもって、領収書発行とする」などの取り決めが行われていれば、領収書発行の義務はありません。

「クレジットカード払いのケース」

クレジットカード払いの場合、クレジットカード会社を挟んだ信用取引であり直接、金銭のやり取りが行われていないため、領収書を発行する義務はありません。
経費として計上したい場合は、「利用明細」が領収書の代わりとなります。

■クラウドで管理するWEB領収書サービスサイト

紙の領収書だけでなく、近年ではインターネットを活用したクラウド上での領収書管理も一般的に行われています。
様々な書式を選べるなど、効率的でスマートな領収書管理を行うことが可能です。
「領収書.com」(http://www.ryoshusho.com/)

切手や収入印紙も不要で電子化されているので便利です。説明も丁寧で分かり易く作られています。
「Misoca(ミソカ)」(https://www.misoca.jp/)
領収書のほかに、請求書を発行する機能も付いています。

領収書発行の際には、注意すべき点もあります。
領収書は商法上、5年から9年の保存義務が存在します。
ファイルや封筒で月ごとに分けて保存していれば、必要な時に混乱することなく取り出せ、整然と管理できるでしょう。

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