ビジネス2016年6月23日

会社の業務効率化を社長主導で行う手法

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「時は金なり」ということわざがありますが、時間短縮は業務効率化の第一歩です。重要な業務に時間を集中させているかどうか、チェックします。報告だけの会議は必要でしょうか。ワークフローが煩雑になっていないでしょうか。コスト削減も重要です。無駄な申請書類をなくすことにより、ペーパーレス化を推進できます。社長主導で効率よく業務を行う取り組み方を解説します。

緊急度、重要度を見直す。

業務効率化を現場に任せきりにしていないでしょうか。実際に効率化を行うのは現場の社員ですが、経営者である社長が率先して指揮をとるとよいでしょう。なぜなら、非効率的な業務は経営に悪影響を及ぼすからです。
業務効率化ができていない多くの場合、社員は業務のプライオリティ(優先順位)を把握していません。
そこで、「時間管理のマトリクス」で確認することが効果的です。スティーブン・R.コヴィー氏の『7つの習慣-成功には原則があった!』というベストセラーの本で紹介されている考え方です。
業務の緊急性を横軸、重要度を横軸にして象限で業務を分類します。
第一の領域、緊急性も重要性も高い区分は「必須」です。締め切りがある仕事や重要な会議、災害などのリスク対応です。
第二の領域、緊急でないが重要が高い区分は「価値」です。自己啓発や人間関係づくり、計画や準備などが該当します。
第三の領域、緊急性は高いが重要度は低い区分の「錯覚」は、電話対応や雑務、接待などです。
第四の領域、重要性も緊急性も低い区分「無駄」は、業務とは関係のない長電話や暇つぶし、待ち時間です。
長期的な視野では、第二の領域の「価値」を重視することが経営の発展につながります。ただし、震災など「必須」の問題が生じた場合には、最優先すべです。

その業務は必要か?改善できないか?

「時間管理のマトリクス」で仕事を象限に分類しましたが、効率化ができていない大きな原因は、業務の「見える化」ができていないことです。
社員に「作業日報」や「営業報告書」を書かせているでしょうか。業務にもよりますが、どの案件にどれだけ時間がかかったのか報告させることは重要です。
報告書から、売上の少ない顧客に時間を割いていたり、移動時間に必要以上に時間がかかっていたり、問題が明確になります。
報告のための会議に2時間も費やすのであれば、グループウェアを導入して、各自のスケジュールや活動は全員が情報共有できるようにすると効率的です。
文房具ひとつ購入するために、担当者、係長、課長、部長、総務の部長、社長と、すべての管理者がハンコを押さなければならない承認制度のワークフローは、無駄以外の何ものでもありません。廃止すべきです。
その業務は必要かどうか?見直してみるとよいでしょう。必要ない業務は、思い切って削減することが大切です。

現場の声が上がってくる仕組みや環境を作る。

現場で「これはおかしいのではないか?」と感じていても、疑問をオープンにできない社風があると、業務効率化を阻む原因になります。
管理者が権威的で部下の話に耳を傾けない性格だったり、古くからのやり方に固執してパソコンなど情報システムに抵抗があったり、管理者がネックで効率化できない場合もあります。こういうときこそ「社長の鶴の一声」で全社を動かすことが大切です。社長が率先して現場に出向いて若手社員の声を聞き、パソコンを使うことで、管理者や社員がやらざるを得ない状況を作ります。
定期的にオフサイトミーティングを行い、社員がフランクに問題を話し合える場を設けてもよいでしょう。一泊の泊まりがけで話し会えるような研修を設けることも効果的です。
一時的な改善として終わらせないことが大切です。PDCAサイクルとして、常に問題に対する改善を実施して、結果を検証し、さらによい職場づくりに生かします。

まとめ

まず業務のムダなどの問題を可視化すること、次に重要度の低い業務は削減すること、そして常に社員が問題発見をするような風土や制度を作ることが大切です。社長が率先して業務効率化の手法に取り組むようにしましょう。

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