ビジネス2016年3月29日

見積もり・請求が簡単にできる便利なツール

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会社を設立して気づくのは、見積書の作成、請求書の作成、といったバックオフィス業務に予想外の時間がかかる事です。バックオフィス業務に時間を取られるため、月末はお客様への訪問がおろそかになってしまうという事はありませんか?今回は、そんな悩みを解決するための便利ツールをご紹介したいと思います。

■オンライン会計ツールで一番人気の「freee」

「freee」は、会社のバックオフィス業務を効率化するために作られたソフトで、法人のクラウド会計ソフトでは、61.3%のシェアを誇る実績のあるソフトです。
このソフトの特徴として挙げられるのが、導入が非常に「簡単」で「安価」な事です。導入をする際のベンダーのサポートも非常に充実しています。
「freee」には会社業務で必要な書類を自動作成する様々な機能があり、請求書・見積書・納品書はオンラインで簡単に作れます。今までのように、ExcelやWordと長時間睨めっこをして書類を作成する必要がなくなりますし、入出金の情報やレジの売上をリアルタイムで把握する事ができ、Excelでの売上集計業務をする必要もなくなります。このソフトを導入した事により、多くの企業でバックオフィス業務に割く時間を減らし、その時間を営業やマーケティング等、もっと売上を伸ばすための時間へと有効活用しています。
また、スマートフォンからの使用も可能で、例えば、レシートをスマートフォンで写真に撮り、それをそのまま[freee」の経費精算の申請に使う事ができます。経費を申請するとメールで経理担当に通知され、処理の状況はメールやアプリで申請者に通知されます。

■郵送代行サービスもある基本全て無料の「misoca」

「misoca」の特徴は使い方が非常に簡単という点です。例えば請求書の場合、取引先や支払期日、品名などを順番に入力していくだけなので、約1分という短時間で請求書を作成する事ができます。作成した後はメール送信、PDFダウンロード、郵送等から送付方法を選ぶ事ができます。
「misoca」で作成できる経理書類には、請求書、見積書、納品書、注文書、注文請書、領収書、検収書等があり、中小規模の会社が必要とする経理書類のほぼ全てをカバーしています。
さらに嬉しい点はこれらのサービスを無料で使う事ができるということです。請求書の郵送代行、Faxの自動送信等は有料となりますが、他の基本機能は無償で提供されており、コストを掛けずに業務を効率化したい経営者の方にはぴったりのソフトと言えます。

■書類の作成から経営の効率化までできる「board」

「board」が他のソフトと異なる点は、単に請求書作成、見積書発行に終わらず、周辺業務の効率化までを実現できるソフトである事です。
まず書類作成は、例えば見積書であれば内容を選択し入力していくだけで自動生成する事ができ、非常に簡単に作る事ができます。
作成した書類は案件単位で管理をすることができ、見積書から発注書、発注請書、納品書、検収書、請求書、書類送付状を自動生成する事ができるのです。
また、ToDoをダッシュボードに表示する事により、請求漏れ、支払漏れ、等が発生しないよう、タスク管理する事ができます。
更に、過去の実績データを元に売上予測を作成する事ができるため、経営者の方はそれをもとに仕入れの変更を行うなどプロアクティブな経営判断をする事が可能になります。

現代では様々なWebツールがあり、それらをうまく利用する事により、長時間にわたるExcel及びWord業務から解放される事ができます。まだ使用していないという場合、こういったツールの導入を検討し業務の効率化につなげてはいかがでしょうか。