ビジネス2016年6月23日

業務効率化をアイデアの事例から考える

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競争社会において、効率化されたシンプルでフットワークが軽い会社は判断が速くなり、コスト削減やより早く新しい商品を作ることができるなど、たくさんのメリットを持つことになります。この記事では業務効率化のヒントになるアイデアを幾つかgo紹介します。

備品の定位置を決める

備品の定位置を決めることはそれほど大きなことと思わない方もいるかもしれませんが、工具の配置だけで効率を大きく変えた例が多数あります。板にそれぞれの工具や道具が引っかかるようなサイズに釘を打って場所を定めた会社があります。また、スポンジ板を切り抜いて備品の形にし、元に戻す位置が分かるように工夫した例があります。これは工具などを使う工業だけに限った話ではありません。資料の位置などがしっかり決まっていれば探す時間も短縮されより大きな効果が得られます。先ほどのスポンジ板の例は、引き出しの中の文房具の位置を固定するのにも応用できます。置く位置が固定されれば、探す時間だけでなく、数量を常に把握することにつながります。結果、無駄に多くの備品を購入する必要がなくなります。

IT化することで効率化

安価なクラウド型のサービスを有効活用することで、低コストで大きな業務改善を行うことができます。例えばgoogle appsを使用することで、これまで各パソコンのメーラーのアカウント設定の手間がなくなり、さらにユーザーも便利になります。名刺管理のクラウドサービスでいつでもお客さんの会社や関係のある人を検索することができます。プロジェクト管理ツールを使用すれば、進捗情報を会社にメールや電話で問い合わせなくてもリアルタイムに把握しクライアントに説明することができます。文書管理のクラウドツールを使えば色々な範囲のグループや個人にドキュメントをシェアすることができます。
しかし、このようなサービスの仕様は必要なものかどうかよく精査しなければなりません。クラウドサービスで便利になるとはいえ、入力などの維持するための仕事があります。そのような作業が増えてしまっては、業務効率化とは言えません。手に入れたいサービスとその維持管理を考えて、それでも効率化となると判断できる場合に、使用を始めることができるでしょう。
これらのサービスは無料や、少額のものが多くあります。また無料期間を設定しているサービスも多く見られます。少ないユーザーで試してその効果を検証するのも一つの方法と言えます。

会議の効率化

会議は重要な仕事の場です。同時にたくさんの人が集まるため、少しの時間の無駄が合計すると大きな損失となります。会議が無駄に長引くことは会社にとってデメリットが大きいことと言えます。例えば、会議で決めることを予めリストアップするアイデアがあります。決めることを中心に話し合いを行い脱線を避けます。また、椅子を廃止した例もあります。これらの会社の中で、平均の会議の時間が短くなり、より要点を押さえた話し合いができるようになった例も見られます。もちろん色々なアイデアを出すためには様々な話をするべきで、話の脱線も必要という考え方もあります。しかし、社員にあまり時間がなく必要なことだけを決めたいという状態の時もあるでしょう。会議の冒頭にどのような主旨なのかをしっかりと参加者全員が共有することも業務効率化の一助となるはずです。

まとめ

これらのアイデア一つ一つ、一人一人の効率化が、会社の強さを増幅させているという事を意識して全員で取り組む事が大切です。一つ一つの効率化は小さいことかもしれませんが、大きな人数で行った場合、効率化された時間や量はとても大きなものになります。色々なシーンで効率化のアイデアが出た時、それを検討し、そのチャンスを逃さないようにしましょう。

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