ビジネス2016年6月23日

会計アプリで事務の生産性向上を!

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企業には、会計・財務報告の作業が必須です。しかし、仕訳の入力、決算処理、財務諸表の作成、というのは手間のかかる作業です。その負荷の軽減のために、会計アプリの導入がどのように役立つか、を今回は考えてみたいと思います。

Excelだけで経理ができるか?

うちは小規模だから、経理はExcelだけで足りるよ、という経営者の方がいます。しかし、Excelだけで経理を行っていると、様々な不都合が生じます。
例えば税法では、「帳簿を作成し保管しておかなければいけない」という規定があり、税務調査で帳簿がチェックされる事があります。しかし、勘定科目毎の帳簿を作成し、仕訳を記帳する作業はExcelでは間違いが多くなり、作業が煩雑になります。
又、消費税の集計・報告もExcelのみでやるのは、手間がかかります。
更に、財務諸表を作成する際も、会計アプリを使用していれば、ボタンを押すだけで損益計算書や貸借対照表が出て来ますが、Excelの場合は、手作業で作っていかなければいけません。商品別の売上の推移や地域別の売れ筋商品の分析、等も会計アプリであればアプリに備わっているレポート機能を使ってできるところを、Excelの場合は、各種関数やピポットテーブルを駆使して、分析をしなければなりません。
これらの点を考えると、正確さを担保し、人件費の節約のため、会計アプリを使用するとメリットを得られる可能性が大きいです。

どうやって会計アプリを選んだらよいか?

会計のアプリを導入すると決めた場合、どの会計アプリを選んだらよいか?という問題に直面します。会計アプリはフリーのものから大手ベンダー企業から提供されている有償のものまで、様々なアプリが流通しており、選び方に迷う経営者も多いと思います。
その際、考えるべきなのは、目的、コスト、使う人のスキル、の3点です。
目的ですが、個人事業主の方であれば、青色申告が目的となるでしょう。法人であれば決算報告書の作成が目的となりますが、法人の規模が大きくなると、外貨対応や原価計算の機能が必要、など会計アプリに求められる機能が増えて来ます。そのため、まず会計アプリを導入する目的を明確化にした上で、その機能を持つアプリを選ぶ事が必要とされています。
次にコストですが、こちらはピンキリです。現在は無償のアプリも多数出ていますので、小規模な会社であればまず無償の物を使い、機能が足りなければ有償のオプションを買い足していくのが良いでしょう。
最後に、使う人のスキルですが使う人の会計とパソコンの両方のスキルを考慮する必要があります。いくら良いアプリを購入しても、使いこなせなければ意味がありません。ほとんどのアプリは、体験版を無償で使う事ができますので、まずそちらで試してみる事が必要です。合わせて、サポートの充実の程度も確認しましょう。

単なる帳簿にとどまらない会計アプリ

会計ソフトの主要目的はもちろん、仕訳の入力、財務諸表の作成です。しかし、現在は様々な機能を備えた会計アプリが出回っており、うまく利用すると業務効率を上げる事ができます。例えば、出張経費をスマホから精算する機能。これがあると、営業員は移動中等の空き時間を事務作業に充てる事ができ、経理は早めに経費の実績値を把握する事ができます。又、承認ワークフローや、ログ管理機能により内部統制を高める事もできます。更に、予実管理機能では、例えば交際費の閾値を決め、閾値の金額を超えたら警告を出して、交際費の使い過ぎを防ぐ、といった事も可能です。
このように、会計ソフトは各種の追加機能がありますので、会社の特性に合わせて上手に使うと、事務作業を軽減したり、費用のコントロールしたり、という事も可能となります。

まとめ

以上、会計アプリについ説明をしてきました。世の中には様々な種類の会計アプリがあります。上手に使えば、事務効率が上がりますので、まだ導入していない企業は、これを機会に是非検討をして頂きたいです。