ビジネス2016年6月23日

ツールを使って業務効率化を実現

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システムを持ったり開発したりすることが非常に高いコストだった時代があります。今も開発やオリジナルで作るシステムは高額なものが多いですが、標準化されたクラウドのツールが飛躍的に進歩しています。無料や、月々数百円程度で色々なサービスが提供されています。うまく使って小さなコストで業務効率化を実現しましょう。この記事では特に役に立つ3つのツールを紹介します。

evernoteから見るファイル、テキスト管理

https://evernote.com/
evernoteはテキストを管理することを中心に作られたツールです。ノートブックを作り、その中にテキストを書いていくことができます。一定のアップロード容量までは無料のサービスで、数百円でファイル管理に必要なアップロード容量を追加することができます。
大きな特徴はevernoteユーザー同士やグループでファイルを共有する事ができる点と言えます。ファイルサーバーを管理するのは難易度が高く手間がかかります。さらに権限やグループ管理は専門的な知識が必要となってきます。それらのハードルが一切なしで共有管理ができるこのツールはまさに業務効率化につながるツールと言えます。また、この公開範囲を利用してセミナーの資料として使っているユーザーも多くいます。Evernote内で作ったノートの公開範囲を色々変えることで様々な使い方が可能になります。その他に、ファイル管理やファイルの共有、グループ管理、ホームページをクリップする機能も備えています。また、ブラウザの他に、Windows, Mac, iOS, android等の使い勝手のいいソフトやアプリが準備されており、快適な編集環境が提供されています。

sansanで名刺管理

http://jp.sansan.com/
sansanは日本の名刺管理サービスで、大きなシェアを獲得しています。名刺や顧客管理は大きな手間となっています。また多くの名刺が保有していても欲しい時に欲しい情報を引き出せない状態はよく見られます。Sansanではスキャンすると入力とグループ分けが自動で行われ、社内で常にシェアや検索ができることで業務効率化を助けます。
他の名刺管理ソフトとの違いとして、スキャンした際にOCRで入力されるのですが、人の目でチェックされ正確に入力できるという点です。入力オペレーターが再確認するので、入力精度は100%に近い値となっています。また入力された時点で会社名などのグループ化が完了しており、面倒なフィルタリングが必要なくなります。
もう一つの特徴はsansanの大規模情報により役職の変更等を自動で行ってくれるという点です。他にもCRMや案件管理、マーケティングといった機能があり、使いこなせばかなり大規模なシステムの代わりになり得ます。

slackでプロジェクト管理

https://slack.com
slackはクラウドのプロジェクト管理ツールです。10,000件のログと10個のサービス連携までが無料となっています。非常にシンプルなチャットツールですが、ブラウザで使用できることで環境を選ばずに管理することができます。またAndroidやiOSのアプリが準備されており、外出時などでも進捗をリアルタイムで見ることができます。プロジェクトの進捗具合の確認を取る事が容易となり業務効率化が期待できます。チャット以外の特徴として画像などのシェアが簡単で見やすいことや、google calendarやRedmineとの連携、リマインダー機能などが上げられます。意外に重宝するのはPin機能です。タイムライン形式のため、過去のものが下へと下がっていってしまうのはどのサービスでも同じですが、slackではPinを使って上部にタスクをキープすることができます。

まとめ

便利で低コストなツールをうまく使えば、無駄な作業が少なくなり業務を効率化できます。またこのようなマルチOSに対応した仕組みは、社員それぞれが容易に見ることができ、社内でのコミュニケーションが円滑になり、業務のミスが少なくなる助けとなります。様々なツールを試して、自社にフィットするものを探し業務効率化を進めましょう。

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