ビジネス2016年6月23日

エクセルでカンタン勤怠管理

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手書きの勤怠管理の計算が面倒くさい、表をきれいに印刷したいという方にはエクセルでの管理の検討をお勧めします。エクセルで管理すれば、一度作ってしまえば同じものをすぐ作成できる、入力すればすぐに合計の時間や給与額が計算されるなど、メリットが多くあります。この記事ではエクセルで勤怠管理をするのに必要な、エクセルで簡単に時間計算の方法を紹介します。

日々の勤務時間の計算をする

まずは出勤と退勤の時間を入力します。入力をする前に、入力するセルの書式を変更する必要があります。時刻を入力したいセルや計算結果を表示させたいセルを右クリックし「セルの書式設定」を選択します。分類の「時刻」をクリックし「00:00」のフォーマットを選択しましょう。これで時刻が入力できるようになります。
引き算は通常の数字の引き算と一緒です。例えば出勤時間をA1セル、退勤時間をB1セルとすると、勤務時間は
=B1-A1
となります。これを1ヶ月分並べることで日毎の勤務時間の一覧を見ることができます。

時間の和を求める

時間の足し算も通常の数字の足し算と同じ方法です。ただし、合計を表示するセルのフォーマットを変更する必要があります。先ほどと同じように、合計を表示させたいセルを右クリックして「セルの書式設定」を選択します。分類の「ユーザー設定」をクリックし
[h]:mm;
を選択します。(一覧にない場合は、記入します)この設定をする理由は、上記の「時刻」フォーマットを使用すると、24時間までしか扱えず、それを超えると0に戻ってしまうからです。勤務時間がC1セルからC30セルにある場合、総和は
=SUM(C1:C30)
となります。これで合計の勤務時間を見ることができます。
さらに時給を計算する場合は掛け算で求めることができます。セルフォーマットをシリアルにして求める方法などがありますが、今回はそのまま計算します。
B31セルを時給金額、C31セルを合計の勤務時間数とすると合計の給与額は
=HOUR(C31)*B31 + (MINUTE(C31)/60)*B31
上記の式は、まず時間数だけを整数で取り出し時給額とかけています。次に分数を整数で取り出し60で割って時間数に変換します。最後に時間数に変換した分数に時給額をかけ、最初に計算した時間数の結果と足せばフォーマットを変更せずに時給額を計算することができます。

テンプレートをダウンロードしてすぐに始める

既に計算式がセットされ、印刷のことも考えられたテンプレートが無料で公開されています。
http://www.bizocean.jp/
ビズオーシャンでは多くの勤怠管理テンプレートをダウンロードすることができます。マクロの計算機能がついているなど、高機能なものが多くあります。
http://zestyoga.net/
こちらのサイトではマクロを使わないエクセルテンプレートがダウンロード可能です。マクロは使いたくないというユーザーはこちらを使用することをお勧めします。例えば上記サイトではエクセルのテンプレートを数種類の中からダウンロードする事ができます。

まとめ

エクセルでは比較的短時間で、手軽に勤怠管理を作ることができます。また、社員全員の勤怠管理をシートにして一月を一つのファイルで管理したり、一括印刷したりすることができます。修正もカンタンに行うことができ、初めての管理方法としてはメリットがあります。しかし年間を通した管理や、他システムとの連携、社員が増えたときなど、エクセルで管理することにより、他の方法より多くの作業が求められる状態になる可能性があります。エクセルは入力や修正が簡単というメリットがある反面、シートが複雑になっていくと管理が難しくなり、たとえその管理がうまく行っていても、色々な機能をつければつけるほど次の方法への移行が難しくなっていきます。気がついたらエクセルのフォーマットを作るのが仕事になっていたりしては本末転倒です。煩雑になってきた場合はより直感的で高機能、簡単な勤怠管理システムの導入をお勧めします。

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