ビジネス2016年6月20日

心の距離を縮めるお礼状の書き方

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ビジネスの世界では、毎日、色々な人に会います。他社の担当者と違う印象を与えるためには、会社や商品が魅力的な事はもちろん重要ですが、面会後のお礼状により、自分を印象づける事ができます。又、受け取った人は、自分が評価されたと認識し、今後ビジネスで前向きに取り込もう、と思ってくれる効果もあります。つまり、良いお礼状は、取引先との関係構築のための円滑なツールとなるのです。今回は、そんな関係構築に役立つお礼状の書き方について見ていきましょう。

どんなタイミングで送るか?

なるべく早く出す方が効果的です。できれば、お客様とお会いしてから、24時間以内に投函するのが良いと言われています。3日以上、空いてしまった場合は、「雑事に追われ、お礼を申し上げるのが遅くなりまして、誠に失礼いたしました」等の言葉をいれると良いでしょう。
又、シチュエーションは初来店の後、購入後、再来店の後、ご紹介頂いた時など、様々です。これらの全てのシチュエーションで、テンプレート化された同じ内容の文章を送付すると、まるでダイレクトメールの様な印象を与えてしまいます。そのため、その時の状況に合わせた内容の文章にする事も重要となります。

どんな内容を書くか?

あまり奇をてらわずに、ごく普通に感謝の念を述べる内容としましょう。一般的に下記のような内容を書きます。
(1)時候の挨拶:新春の頃、盛夏の頃など
(2)安否の挨拶:皆々様には、ますますご健勝のことと、お喜び申し上げます、等
(3)感謝の挨拶:平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます、等
(4)本文:ここには、実際のお礼の文言を書きますが、何に対して感謝をしているか、を具体的に書くと良いでしょう。内容が具体的ですと、相手はあなたが自分の事を良く見てわかってくれていると感じ、次回もあなたに有利な事をしてあげよう、という気分になるのです。
(5)結び:取り急ぎお礼を申し上げたくお便りいたしました、等
(6)結語:頭語が拝啓なら敬具、謹啓なら謹語、前略なら草々、等ルールがありますので、分からなければ辞書を引きましょう。

最後に、誤字脱字、敬語の使い方には十分注意を払い、投函する前にダブルチェックをするようにしましょう。

お客様の心をつかむ工夫

現在は、E-mailの時代ですが、できれば手紙、それも手書きの方が効果的です。手書きの文章は書くのに手間がかかりますが、その手間が相手の心をつかむのです。
又、素直に感謝な気持ちが表れている文章は相手の心をつかみます。構成はある程度決まっていますが、本文には面会した際のエピソードや感想など、相手との共通する具体的な話題を書くべきです。それによりお客様はあなたとの個人的な信頼関係を感じるのです。
更に、相手をほめる言葉を入れる事ができると効果的です。人間、褒められて嫌な気分になる人はいません。そのため、相手を心地良い気持ちにさせ、又一緒に取引をしたいな、という気持ちにさせるためにも、褒め言葉は有効なのです。この時の褒め言葉は、人柄に関する事でも、取引をする時の手際の良さでも、構いません。こちらが相手を尊敬しており、好意を持っている事を伝える褒め言葉を使うと、お礼状は相手との距離を縮めるツールとなるのです。

まとめ

一般的な統計となりますが、既存顧客の維持にかかるコストは、新規顧客のコストにかかるコストの10分の1、というデータがあります。つまり、事業を継続して行くには、現在お取引をして下さっているお客様を大事にする事が必要なのです。そのお客様に感謝の気持ちを伝え、末永いお付き合いをするためのツールとして、是非、お礼状を有効に活用して頂ければと思います。

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