コーチング2016年7月5日

生産性の高いチームを作る方法

JP031

生産性の高い環境で働くのは、従業員にとって気持ちが良いものです。無駄な会議や、無駄な残業によって疲弊する事なく、自分がやっている事が価値を生み出す事につながっている、と実感できるのは良いものです。しかし、チームをその様な状態に持っていき、維持するのは必ずしも容易ではありません。そのため、今回は、「チームとしての生産性」をどの様にして上げるか、を考えていきたいと思います。

目的の明確化及び共有化

まず、やらなければいけないことは、チームのメンバー全員で業務の目的を明確にし、共有する事です。業務の能率を上げるには、日々の業務に適切な優先順位をつける事が不可欠です。時間を掛けるべきでないものに長時間をかけても能率が上がりません。そのため、業務の目的が何なのかを明確にし、それに基づいて書く作業の優先順位付けをする事が重要となります。
又、業務の目的は各メンバーが同じものを共有している事が重要です。仮に誰かが目的にそぐわない作業のやり方をしていても、全員が同一の目的を明確に共有していれば、他の誰かが軌道修正をかけてくれる可能性が高くなります。又、各人が目的を勝手に設定している場合、問題が発生した際に、その都度、議論が必要となり、ますます作業の能率が落ちる事になるのです。

無駄な会議を減らす。

会議の多い人、色々な打ち合わせへの参加を依頼される人、は「仕事ができる人」、「色々な場面で必要とされている人」というイメージがあります。
しかし、「会議のコストは高い」という事を会社は認識する必要があります。1時間の会議8人の人が参加すると、1×8=8時間が失われる事になり、その機会損失は小さいものではありません。しかも、その8時間を使っても、結局会議で何も決まらなかった、という事もしばしばあります。
そのため、会議の開催者は、「この会議は本当に開催する必要があるか」という事を考える必要があり、会議の開催が必要と判断された場合は、短時間で高い結果を出せる会議となるような工夫をする必要があります。具体的な工夫としては、下記の様なものがあるかと思います。

  • 議題に関係のない人は会議に呼ばない(とりあえずチーム全員を招集、○○さんは部長だから、と言った招集の仕方は辞める)
  • 会議の議題を明確にし、その議題に対する議論の結果を会議の結果出すようにする。
  • 会議開催の時間帯を考慮する(参加者は、それまでやっていた作業を中断して会議に参加し、会議後は頭を切り替えて作業に戻ります。そのため、できるだけ「まとまった一続きの時間」を中断しない時間帯にする事が必要です)。

担当者の作業範囲を明確にする

「個人でやるよりも、複数の人でやった方が早くできる」という事もあります。しかし、これは状況により異なります。作業が、分割可能な単純作業であれば、多数の人でやった方が早いかも知れません。しかし、会社の実務では、分割をすると逆に能率が悪くなったり、混乱を招いたりする場合もあります。他の担当者の仕事を手伝う場合は、その仕事の背景の知識や、前提スキルを持っている必要があります。そのため、下手に他の担当者が仕事を手伝うと、担当者は説明に時間を取られたり、意図していない作業結果が出てきて、自分でやり直す事になったり、と効率がかえって悪くなる場合があります。そのため、各人は自分の作業範囲を明確にし、その作業の中でも、他の人に手伝いを依頼できるもの、自分がやった方が良いもの、を予め明確にしておいた方が良いでしょう。

まとめ

いかがでしょうか?個人の生産性は、個人の能力に依存しますが、チームの場合は、生産性を上げるための仕組み作りにより上げる事が可能です。職場の状況を見直して、作業の能率を高め、短時間で高い結果を出せるような仕組みを作れば、社員のモチベーションも高まるのではないでしょうか?

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