採用・求人2016年6月20日

予め用意しておくべき、採用/面接のためのフォーマット

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新卒、中途を問わず、新しい人を雇い入れ、会社の一員となってもらうには、多くの手間がかかります。実際の雇用を行う際に、どんな事務手続きが必要かを調べ始めても、効率よく手続きを進める事ができません。そのため、予め各種書類のフォーマットを用意しておき、実際の活動の際にはそれを使うようにすると便利です。今回は、募集→面接→採用、の3つのプロセスで必要となる書類について説明を行います。

人員募集の際に必要となるフォーマット

自社に興味を持ってもらう会社説明会や、応募プロセスで必要となる書類のフォーマットです。これらの書類の質を上げると、応募者の質を上げる事が可能になります。

<会社案内>

会社案内はいわば「会社の履歴書」です。書く内容は、所在地、役員、設立年月日、事業内容、事業理念、資本金、主要取引先、取引銀行、沿革等が良いでしょう。この中で、応募者が最も注目するのが、事業内容です。自社の事業の将来性、堅実性、他との差別化要因、等を書き「この会社に入社したい」と応募者に感じさせるようなものにします。可能でしたら、デザイン性を高め、自社のイメージが応募者に伝わりやすくなるようにします。

<募集要項>

書く内容は、募集職種、募集背景、仕事内容、雇用形態、応募資格、勤務条件、福利厚生等です。仕事内容はできるだけ具体的に書くと、応募者とポジションのスキルのミスマッチがなくなります。

<エントリーシート>

市販の履歴書を出してもらっても良いのですが、エントリーシートのテンプレートを用意すると、こちらが欲しい情報を事前に得る事が出来ます。又、統一されたフォーマットの方が、複数の応募者の比較を行う際に便利です。書く内容は、個人情報、学歴、資格、職歴、得意分野、応募動機、等です。

選考の際に必要となる書類

応募者を選考するプロセスで必要となる書類です。

<面接用チェックリスト>

面接でチェックする項目をリストアップしたリストです。まず、自社が求める人材像を明確にし、確認すべき人材要素をリストアップします。そして、その人材要素に対する質問例、評価判定のポイント、を書いていくと良いでしょう。例として、求める人材要素がコミュニケーション力である場合、「初めて会った人と雑談ができますか?」「お客様との商談は好きですか?」が質問例となります。評価判定のポイントとしては「論理的な説明ができるか?」「話し方に好感を持てるか?」が、例に挙げられます。評価判定のポイントは、チェックリストから忘れがちですが、面接官により、評価のぶれが発生しないよう、予め定めておくのが望ましいです。

<採用通知書/不採用通知書>

選考結果を伝える書類(メール又は手紙)です。特に不採用者へは、誠意を込めた内容とし、悪評の原因とならないようにしましょう。

入社手続きの際に必要となる書類

入社が決まると、各種の人事関連の書類が多数、必要となります。入社承諾書、労働条件通知書、機密保持誓約書、入社誓約書、身元保証書、社会保険関連の書類等です。この中では、労働条件通知書、機密保持誓約書、は個々の会社により内容が異なりますので、予め時間を掛けて作成しておくと良いでしょう。又、法律的な文書ですので、不明な点がある場合は、社会保険労務士等に相談をし、後々のトラブルを避けるべきです。又、現在は情報化社会で、いったん、情報漏洩を起こした企業は社会から弾かれかねません。そのため、機密保持誓約書では、社員が社以外に持ち出してはいけない情報を明確に規定する必要があります。

まとめ

以上、人事必要となる主なフォーマットについて、纏めました。どれも優秀な人材を採用し、スムーズに入社して頂くために必要なものです。予めこれらの準備を行うようにしましょう。

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